TUGAS FO MAULIDIA SEPTANYA
(MINGGU, 30 SEPTEMBER 2012)
Pentingnya kesan pertama pada
suatu hotel
Di
setiap hotel dapat dipastikan mempunyai image tersendiri. Untuk membangun image
tersebut langkah pertama yang dapat dilakukan adalah memberikan kesan pertama
yang baik pada setiap tamu hotel. Kesan pertama diberikan oleh setiap karyawan
hotel guna mendukung terbangunnya sebuah image dari suatu hotel. Untuk memberi kesan
pertama yang baik dapat dilakukan dengan cara menyambut tamu dengan
keramahtamahan dan atensi yang baik, sehingga tamu merasa disambut dihargai,
dan diterima kedatangannya di hotel tersebut. Jika tamu merasa disambut dengan
tidak baik, tamu akan tidak antusias untuk mengetahui, apalagi untuk menginap
di hotel tersebut dan memungkinkan tamu untuk bersikap mencari-cari kesalahan
hotel tersebut, karena tamu ingin merasa dihargai.
Penting
bagi setiap karyawan yang ada di bagian front office untuk memberikan kesan
pertama tersebut, karena saat pertama kali tamu tiba di hotel pasti akan
bertemu dengan karyawan di bagian front office, baik itu doorman, bellboy
maupun resepsionis.
Dengan memberikan kesan yang baik kepada tamu akan terciptanya
image yang baik pula pada suatu hotel.
Komponen-komponen proses registrasi
Proses registrasi/pendaftaran
tamu adalah salah satu tujuan utama dari berinteraksi dengan tamu terutama
sebelum memberikan pelayanan, selama dan setelah tamu menginap di hotel
tersebut. Proses registrasi juga bertujuan untuk mendapatkan data-data tamu
guna mengetahui detil-detil tamu untuk meningkatkan
pelayanan yang akan diberikan kepada tamu.
Menyimpan data tamu
Sangat
penting bagi hotel khususnya bagian front office untuk menyimpan data-data tamu
pada saat registrasi/pendaftaran tamu. Informasi data tamu ini dapat digunakan
karyawan untuk memberikan pelayanan yang baik kepada tamu dengan
menginformasikan kebutuhan tamu, memeriksa kredit tamu yang ada di data rekening
tamu di hotel, proses pembayaran tamu, dan lain-lain.
Prosedur pendaftaran tamu
Prosedur
pendaftaran tamu/registrasi tamu meliputi beberapa langkah yang akan membantu
hotel dalam memberikan pelayanan yang nyaman, efisien, dan aman.
Langkah-langkah registrasi/pendaftaran
tamu, yaitu:
· Tamu yang ingin melakukan registrasi
· Petugas kantor depan menawarkan bantuan
· Petugas kantor depan menanyakan reservasi tamu
· Tamu melengkapi kartu registrasi
· Petugas kantor depan memeriksa kelengkapan
kartu registrasi tamu
· Petugas kantor depan memastikan pembayaran
tamu
· Petugas kantor depan menjelaskan fasilitas
hotel, waktu check-out, waktu makan pagi.
· Petugas kantor depan memberikan kunci kamar.
Referensi Lainnya.
Pentingnya kesan
pertama kepada tamu di hotel
Pada bagian front office yang
bertugas menyambut, memberikan pelayanan ketika tamu sedang menginap sampai
tamu check out pada suatu hotel adalah petugas kantor depan/resepsionis. Petugas
kantor depan dapat dikatakan sebagai seorang sales person di hotel, karena
semua kegiatan berpusat di bagian front office maka itu, seorang petugas kantor
depan/ resepsionis diharapkan mampu menjual produk/jasa yang ditawarkan pada
hotel tersebut. Untuk dapat menjual produk/jasa hotel dengan baik diperlukan
kesan pertama yang baik terhadap tamu agar tamu tertarik untuk mengetahui
produk/jasa dari hotel tersebut, karena kesan pertama dalam awal pertemuan
adalah kesan yang paling penting yang dapat dilakukan oleh seorang sales person
(resepsionis) dan memiliki peranan penting untuk melanjutkan sebuah proses
penjualan. Kesan pertama juga merupakan pondasi awal untuk membangun sebuah
pemikiran dan kepercayaan tamu.
Menyimpan data tamu
Petugas kantor depan
bertugas sebagai “Record Keeper” (penyimpan data), karena
kantor depan merupakan pusat kegiatan
hotel dan tamu. Semua data tamu, baik
yang sedang tinggal di hotel maupun yang
sudah meninggalkan hotel, semua
tersimpan/tercatat di kantor depan.
Dengan demikian, resepsionis hanya
mendistribusikan laporan-laporan tamu
tersebut ke berbagai departemen yang ada guna melancarkan dan meningkatkan
pelayanan yang akan diberikan kepada tamu.
Tata cara pendaftaran tamu/registrasi tamu
Tamu
yang baru datang menuju counter kantor depan untuk melakukan registrasi
akan disambut oleh seorang Receptionist. Seorang Receptionist akan berada
dibalik counternya, dia akan menyambut dengan hangat setiap tamu yang datang
dengan memberikan salam, ucapan selamat datang dan menawarkan bantuan dengan
senyum yang ramah.
Dibeberapa hotel
sebagian besar Reception tidak hanya menangani Check in saja, tetapi juga
menangani tamu Check out juga, dalam menerima kedatangan tamu di hotel
berbeda-beda pada setiap hotel, tetapi pada dasarnya tiap hotel memiliki
aktivitas dasar penerima tamu, tetapi sebelum mempelajari aktifivitas dasar
penerima alangkah lebih baik mengetahui dahulu tugas utama dari petugas
penerima tamu (Receptionist). Tugas dan tanggungjawab dari penerima tamu
(Receptionist) adalah :
Menyambut
kedatangan tamu Memproses
pendaftaran tamu Menjual
kamar dan fasilitas yang tersedia di hotel Mengatur
dan memelihara Catatan tamu Menyediakan
layanan informasi kepada seksi lain departemen lain di hotel Mengkoordinir
layanan keberangkatan tamu